Генијален, практичен начин за заштита на нашите документи
Што би се случило доколку ги изгубиме семејните фотографии? Би изчезнале и сеќавањата од специјалните моменти. Ако ги изгубиме личните документи, писмата, дипломите, како да губиме и дел од себе, или во најмала рака се ни се комплицира, и мораме да влеземе во административниот лавиринт, кој секако многу ќе не измори.
Ќе се согласите, губењето на личните работи, не е пријатно, но без тоа и може некако да се живее!
Замислете да работите во компанија или некоја институција, потребни ви се документите од минатите години, кои сте ги чувале во регистри/папки, првично во вашата канцеларија, па сте ги преместиле во компаниските подруми, и кога ви се најмногу потребни -ги нема! Се изгубиле, можеби се украдени или уништени од временски непогоди или поради несоодветно чување.
Нервозата во тој момент е најмалиот проблем! Ја губите историјата на вашата компанија, деловна и финансиска, ја губите контролата и безбедноста на вашата компанија.
Доколку пак работите во секторот здравство, како да дијагностицирате одредена болест и да препишете соодветни медикаменти ако не ја знаете историјата на еден пациент. Може да се случи да препишете лек кој може да предизвика уште поголеми компликации и контраефекти.
Како може еден суд да функционира ако нема модерна архива на документи?! Како може една држава да извршува инспекциски надзор или истраги доколку нема документи – докази. Како ќе ги утврдува фактите? Едноставно неможе да функционира целиот државен апарт.
“Ова се можеби микро примери, но замислете што би значело да се изгуби она што претставува општествено и културно богатство на една земја. Историски податоци од минатиот век, вредни црковни ракописи, писма од народноослободителните војни, прозни дела, преданија, митови, се она што претставува културно наследство. А народ без историја и култура, без фактографија и сочувани оригинални документи, за вековната борба и докажување, е ништо. Тоа е како дрво без корени, кое за кратко време би се исушило, како човечко тело без вода, кое за неколку дена би дехидрирало.“
Одговорноста е кај носителите на раководни функции. А одлуки не треба да се носат кога штетата че настане, туку напротив, плански и на долг рок да се зачувуваат документите. Работата е едноставна, ако не сакаме ваква реалност, мора да имаме уредна, безбедна и модерна, физичка и електронска архива на сите документи кои ни се потребни за работа. Тоа на долг рок тоа носи сигурност, безбедност и секако континуитет во работата. Овозможува брзо и ефикасно да се добие еден документ, без притоа да мора да се стане од работното биро, и да се оди по ходници, катови и подруми за барање на документите. Без да доживуваме стресови ако нешто нема! Електронската архива обезбедува највисока безбедност и комплетна контрола над документите.
Интерсен е фактот дека кога бараме документ, нас не ни треба документот туку информациите што се напишани на тој документ? Потребен ние е систем на архивирање кој многу организирано и ефикасно, електронски ги копира информациите и ги доставува без физички да се движи документот. Кој обезбедува неколку степени на безбедност, и повеќе нивоа на контрола.
Токму таков е и системот за архивирање Инбох. Спој на добро познати технолошки достигнувања во нов бизнис модел, што интегрира 3 технологии. Инбох не е 100% физичка архива ниту е 100% дигитална архива, а употребените технологии дозволуваат по потреба на клиентот да се претвори во едно или друго, што е неговата уникатност. Инбох е изграден по модел на американска технологија за управување со хартиени и електронски документи – ENVISION. За 5 години постоење, создаде капацитет од 35.000 м3 специјализиран простор за архивски депоа, поседува технологија за дигитализација на сите можни видови документи, од бизнис картичка до А0 и поголеми формати, како и технологија за ласерско и 3Д дигитализирање на вредни документи, микрофилмски скенери, скенери за ренгенски и други транспарентни документи.
